Henkilötietojen käsittely – Novus Victoria Oy
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) 2016/679 · Laadittu: toukokuu 2026
Tämä seloste kuvaa, miten Novus Victoria Oy käsittelee henkilötietoja rahoitushakemusprosessin yhteydessä. Henkilötietoja kerätään vain rahoitushakemusten valmistelua varten eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille ilman asiakkaan suostumusta.
- Rekisterinpitäjä
Yritys: Novus Victoria Oy
Y-tunnus: 3130717-9
Osoite: Lämmittäjänkatu 6, 00880 Helsinki
Tietosuojasta vastaava henkilö: Jukka Hilmola, toimitusjohtaja
Sähköposti: jukka@novusvictoria.fi
- Rekisterin nimi ja tarkoitus
Rekisterin nimi: Novus Victoria Oy:n asiakasrekisteri.
Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:
– Rahoitushakemusten valmistelu ja toimittaminen rahoittajille asiakkaan toimeksiannosta
– Rahoittajien edellyttämien pakollisten taustatietojen kokoaminen (omistusrakenne, edunsaajat, henkilötiedot)
– Asiakassuhteen hoitaminen ja yhteydenpito
– Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
- Käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin GDPR:n mukaisiin perusteisiin:
– Sopimuksen täytäntöönpano: henkilötietojen käsittely on välttämätöntä asiakassopimuksen mukaisen palvelun tuottamiseksi
– Lakisääteinen velvoite: rahoittajat (Business Finland, elinvoimakeskus, Finnvera) edellyttävät henkilötietoja osana hakemusprosessia
– Rekisteröidyn suostumus: arkaluonteisten henkilötietojen, kuten henkilötunnusten, kerääminen perustuu asiakkaan antamaan nimenomaiseen suostumukseen
- Käsiteltävät henkilötiedot
Rahoitushakemusprosessin yhteydessä kerätään seuraavia henkilötietoja:
Kaikilta asiakkailta:
– Yrityksen omistajien nimet, roolit ja omistusosuudet
– Yhteystiedot: sähköposti ja puhelinnumero
Finnvera-hakemuksia varten lisäksi:
– Henkilötunnus
– Syntymäaika
– Kotiosoite ja postinumero
– Kansalaisuus
– CV tai vastaava kuvaus koulutuksesta ja työhistoriasta
– Tieto muista yrityksistä ja rooleista niissä
- Tietolähteet
Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään asiakastietolomakkeen ja henkilötietolomakkeen kautta. Lisäksi yrityksen perustietoja voidaan tarkistaa julkisista lähteistä kuten kaupparekisteristä ja YTJ-palvelusta.
- Tietojen luovuttaminen ja siirto
Henkilötietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain seuraavissa tilanteissa:
– Rahoittajille (Business Finland, elinvoimakeskus, Finnvera ja muut julkiset rahoittajat) osana rahoitushakemusta asiakkaan toimeksiannosta ja suostumuksella
– Viranomaisille lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi
Tietoja ei myydä, vuokrata tai luovuteta markkinointitarkoituksiin. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
- Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti 5 vuotta asiakassuhteen päättymisestä. Kirjanpitolain edellyttämiä tietoja säilytetään 6 vuotta tilikauden päättymisestä. Säilytysajan jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.
- Tietojen suojaus
Henkilötietoja säilytetään Google Workspace -palvelussa, joka on EU:n tietosuojalainsäädännön mukainen. Pääsy tietoihin on rajattu vain Novus Victoria Oy:n henkilöstölle, jolla on tarve käsitellä tietoja työtehtäviensä vuoksi. Arkaluonteiset henkilötiedot kerätään suojatun lomakeyhteyden kautta.
- Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on GDPR:n mukainen oikeus:
– Saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä (tarkastusoikeus)
– Vaatia virheellisten tietojen oikaisemista
– Vaatia tietojen poistamista, jos käsittelylle ei ole enää perustetta
– Rajoittaa tietojen käsittelyä
– Siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
– Peruuttaa suostumus milloin tahansa, jolloin peruutus ei vaikuta ennen sitä tapahtuneeseen käsittelyyn
Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt lähetetään sähköpostitse osoitteeseen jukka@novusvictoria.fi. Pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto: www.tietosuoja.fi
Puhelin: 029 566 6700
Osoite: PL 800, 00531 Helsinki
Kysymykset tietosuojasta jukka@novusvictoria.fi · novusvictoria.fi
Novus Victoria Oy · Y-tunnus 3130717-9 · Lämmittäjänkatu 6, 00880 Helsinki · Päivitetty toukokuu 2026
